Le processus de sélection d'un système informatique de gestion hôtelière est délicat pour un hôtelier. Sollicité par les messages publicitaires, harcelé par les vendeurs, inquiété par une terminologie ésotérique, l'hôtelier néophyte en technologies de l'information risque de se laisser entraîner dans des pièges que le respect des règles suivantes devrait permettre d'éviter.

Même si aucun produit ne peut satisfaire la totalité de vos attentes, soyez modeste; mettre en œuvre un développement informatique nouveau pour gérer un hôtel est une aventure à ne pas tenter. Même les grandes chaînes hôtelières utilisent des logiciels du commerce et renoncent à concevoir des produits qui leur sont propres. On sous-estime toujours la difficulté de réalisation d'un logiciel informatique : toutes industries confondues, plus d'un projet informatique sur deux n'arrive à son terme, et pratiquement aucune application ne peut être réalisée dans les délais et les coûts prévus. Ne croyez pas que vous serez la première exception! Donc consacrez votre énergie à sélectionner un logiciel commercialisé par une société dont c'est le métier.

A quoi sert en effet de posséder une machine dont les caractéristiques (puissance du processeur, taille mémoire, capacité de sauvegarder des données, etc.) ne seront pas en adéquation avec le logiciel qui s'approche le plus de vos attentes? Le prix des machines ne cesse de baisser. Il ne constitue plus l'élément le plus important de l'enveloppe budgétaire consacrée à l'informatisation. Même si le matériel est fourni gratuitement, ne faites pas entrer cet avantage comme critère de choix final.

Qu'est-ce que cela veut dire? Pour être opérationnel, un logiciel s'appuie sur un système d'exploitation. Ce système d'exploitation peut être conçu par un constructeur de matériel et ne fonctionner que sur des équipements de sa marque. On dit dans ce cas que le système d'exploitation est "propriétaire". Choisir un système de ce type rend l'acquéreur dépendant de ce constructeur. En revanche, si le système d'exploitation peut fonctionner sur des ordinateurs de marques différentes, le système est dit "ouvert". Unix, Linux, Windows NT ou XP de Microsoft sont des systèmes d'exploitation ouverts.

Bien évidemment c'est l'un des critères qui va être mis en avant par le vendeur. Si un logiciel a été choisi par des dizaines d'hôteliers, c'est qu'il doit être bon. Faux ! C'est oublier que la durée de vie "normale" d'un système informatique est d'environ cinq ans. Cette durée tend à diminuer avec l'accélération des progrès technologiques. Résultat : certains produits largement diffusés dans le passé et toujours commercialisés aujourd'hui sont techniquement dépassés. Ce qu'il importe de connaître c'est donc le nombre de références récentes et surtout la variation dans le temps du nombre de nouvelles références. Une croissance régulière du nombre d'installation (même si ce nombre est faible) sera un critère de choix d'un vendeur certainement plus pertinent qu'un nombre important d'installations dont le nombre s'effrite d'années en années.

Des innovations séduisantes peuvent occulter des lacunes importantes dans des fonctionnalités de base du logiciel. Or, si vous êtes le premier, il n'existe pas de référence pour s'en apercevoir. Attention : votre métier consiste à gérer un hôtel et non pas à effectuer des développements informatiques. Si un hôtelier veut prendre le risque de tester un nouveau logiciel il semble logique que le vendeur finance le volontaire, tant est délicate la phase de test d'un produit informatique.

Comment éviter cela? Demandez les deux derniers bilans d'un vendeur. Si l'analyse de bilans n'est pas votre spécialité et que vous n'êtes pas certain de votre diagnostic, demandez à votre expert comptable. Il saura vous renseigner. Le vendeur rechigne t-il à vous procurer ces documents? Inutile de dépenser de l'argent sur un serveur Minitel de type 3615 pour avoir accès à ses comptes. Trouvez un autre partenaire.

Si un système est conçu (et utilisé) pour gérer des hôtels de 100 chambres, ne croyez pas qu'il pourra fonctionner facilement pour un hôtel de 200 chambres, malgré toutes les promesses du vendeur. Toute une série de dysfonctionnements se produisent (vitesse d'affichage qui se dégrade, taille mémoire inadaptée, etc.) dès qu'un système est poussé à ses limites. Restez dans des produits adaptés à la taille de votre établissement.

Un produit conçu pour satisfaire les spécifications d'un vendeur ne correspond pas nécessairement à vos besoins. C'est à vous de formaliser vos attentes et de les communiquer aux vendeurs. Restez sur vos positions à moins qu'il s'avère que ce que vous demandez est irréalisable ou ne coûte une fortune.

Elles sont rarement réalisées et en tous cas pratiquement jamais dans les délais prévus. Les anglo-saxons ont créé un terme pour ces promesses : le "vaporware", le logiciel qui part en fumée ! Ne faites pas partie de ceux qui attendent une amélioration qui ne viendra sans doute jamais.

On a l'habitude d'accorder une importance excessive au prix d'achat. Or la mise en place et le fonctionnement d'un système informatique induisent toute une série de coûts cachés (durée d'apprentissage, coûts de communication pour la maintenance, aménagements de locaux, installation, sécurité) bien souvent minimisés lors d'une étude comparative initiale.