Choisir un système informatique de gestion hôtelière (2)

<body topmargin=0 leftmargin=0 marginheight=0 marginwidth=0> <table cellpadding=0 cellspacing=0 border=0><tr> <td valign="top" rowspan="2" width=185 BGCOLOR="#003333" TEXT="#F7F7FF" bgproperties="fixed" background="04ab9c00dduajq.jpg"> <div> <A HREF="id60.htm" TARGET="_top" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U><B><IMG SRC="01b09110.gif" border=0 width="9" height="17" ALT="previous" ALIGN="BOTTOM" HSPACE="0" VSPACE="0"></B></U></A><B>       </B><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="17" ALIGN="BOTTOM" HSPACE="0" VSPACE="0" WIDTH="17"><B>   </B><A HREF="id68.htm" TARGET="_top" TITLE="Articles sur le tourisme"><U><B><IMG SRC="01d11110.gif" border=0 width="17" height="17" ALT="up" ALIGN="BOTTOM" HSPACE="0" VSPACE="0"></B></U></A><B>       </B><A HREF="id67.htm" TARGET="_top" TITLE="Utiliser un système de réservations élec"><U><B><IMG SRC="01e09110.gif" border=0 width="9" height="17" ALT="next" ALIGN="BOTTOM" HSPACE="0" VSPACE="0"></B></U></A></div> <div> <B>Les 12 règles incontournables (2)</B></div> </td> <td valign="top" colspan=2 height=50 BGCOLOR="#FFFBF0" TEXT="#080000"> <div> <I>Choisir un système informatique de gestion hôtelière (2)</I></div> <div> </div> </td> </tr><tr> <td valign="top" height=430 colspan=2 BGCOLOR="#FFFBF0" TEXT="#080000"> <div> Choisir un système informatique de gestion hôtelière</div> <div> Partie 2 : douze règles pour réussir</div> <bR> <div> <A HREF="#règle_1" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 1 : rester maître du processus de sélection</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_2" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 2 : se documenter sur les possibilités qu'offrent aujourd'hui les technologies</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_3" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 3 : prévoir un système pour répondre aux attentes d'aujourd'hui et pour satisfaire les besoins de demain</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_4" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 4 : mettre sur pied un "groupe projet"</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_5" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 5 : définir ses attentes</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_6_" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 6 : rédiger un dossier d'appel d'offres</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_7" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 7 : sélectionner une liste de fournisseurs</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_8" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 8 : envoyer le dossier d'appel d'offres</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_9" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 9 : élaborer une grille de dépouillement</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_10" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 10 : organiser une présentation</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_11" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 11 : vérifier les références</U></A></div> <div> <A HREF="#règle_12" TITLE="Choisir un système informatique de gesti"><U>Règle 12 : négocier le prix</U></A></div> <bR> <div> Dans une précédente chronique, nous avons décrit dix erreurs à ne pas commettre. Le présent article décrit  une méthodologie en douze règles simples permettant de sélectionner un système informatique correspondant à vos attentes.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_1"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 1 : rester maître du processus de sélection</B></FONT></div> <div> Considérez que le management des technologies de l'information - dont le système informatique de gestion n'est qu'une expression-, ne doivent pas être isolées, confiées à un spécialiste ou être déléguées. C'est à vous d'en maîtriser les étapes de sélection et d'évolution. Vous pouvez vous faire aider, mais en définitive c'est vous qui devez apparaître comme le manager du processus.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_2"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 2 : se documenter sur les possibilités qu'offrent aujourd'hui les technologies</B></FONT></div> <div> Inutile de courir les salons informatiques ou d'apprendre à faire fonctionner un ordinateur. Lisez les rubriques "technologies de l'information" des journaux généralistes et spécialisés. Découpez les articles qui vous semblent importants. S'il y a quelques mots que vous ne comprenez pas, ne vous affolez pas. L'acquisition d'un simple ouvrage d'une collection de poche type "Informatique : les mots clés" devrait vous renseigner. Les technologies de l'information ne sont pas plus compliquées que les technologies financières. Avec un vocabulaire d'une trentaine de mots de base, vous posséderez un minimum de culture informatique permettant de discuter avec les fournisseurs.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_3"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 3 : prévoir un système pour répondre aux attentes d'aujourd'hui et pour satisfaire les besoins de demain</B></FONT></div> <div> Compte tenu du potentiel de la technologie, posez-vous la question générale suivante : que devrait être mon établissement dans trois ans? Attention, ce n'est pas facile. Isolez-vous, réfléchissez.</div> <div> Cet effort initial va vous permettre de gagner un temps considérable par la suite. En effet quand vous avez mené à bien un tel travail vous avez un cadre de référence, vous savez où vous voulez aller. De la sorte vous êtes certain que votre démarche vis à vis des applications informatiques ne seront pas une fin une soi mais vont servir quelques axes forts, ceux que vous aurez choisis et qui correspondent ainsi à vos objectifs.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_4"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 4 : mettre sur pied un "groupe projet" </B></FONT></div> <div> Cette règle s'applique si votre établissement a une taille importante.</div> <div> Sélectionnez quatre à cinq personnes, pas plus, qui vont être chargées de suivre le processus de sélection, d'évaluation et d'installation. Si vous n'animez pas vous-même le groupe projet, assurez-vous que la personne que vous nommez responsable fera partie de votre établissement durant toute la vie du projet. Inutile de choisir comme responsable du groupe une personne qui soit particulièrement férue en informatique. Il vaut beaucoup mieux quelqu'un susceptible de bien appréhender l'impact humain et organisationnel que va provoquer le changement généré par le nouveau système qu'un fanatique de l'informatique. Pourquoi ne pas retenir quelqu'un de la direction du personnel?</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_5"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 5 : définir ses attentes</B></FONT></div> <div> Réunissez-vous avec les représentants du groupe projet. Communiquez et diffusez les objectifs à long terme que vous vous êtes fixés (Règle 2). Pour chaque département recueillez les besoins actuels et futurs (vos attentes "cibles"). Assurez-vous qu'ils coïncident avec vos objectifs et que vous n'oubliez rien. Hiérarchisez ces besoins avec une échelle de priorité (de 1 à 3 : 1 : indispensable maintenant, 2 : utile, 3 : souhaitable plus tard).</div> <div> C'est à ce stade qu'il faut définir le nombre de postes de travail dans les différentes entités de l'établissement.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_6_"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 6 : rédiger un dossier d'appel d'offres</B></FONT></div> <div> Mettez par écrit le résultat de vos travaux. Un petit truc (appliqué par tous les cabinets de conseil) : rédigez vos idées en commençant vos phrases par un verbe à l'infinitif ! Vous allez voir : le résultat est étonnant; tout devient "positif"! Faites approuver le document écrit par le groupe projet. C'est ce document qui va constituer l'ossature du dossier d'appel d'offres que vous allez adresser aux fournisseurs. N'oubliez surtout pas le formulaire de réponse.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_7"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 7 : sélectionner une liste de fournisseurs</B></FONT></div> <div> A partir de vos documentations, de vos lectures (règle 2) vous avez une petite idée de ce que doit être un système de gestion moderne. Prenez contact avec des collègues possédant un établissement de taille similaire au vôtre. Demandez-leur ce qu'ils utilisent. Complétez votre information par les publicités et les rubriques de la presse spécialisée. Sélectionnez le nom de fournisseurs dont les produits correspondent à la taille de votre établissement. De cette liste, ne retenez que trois à cinq noms, pas plus surtout; vous auriez des difficultés à dépouiller les réponses.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_8"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 8 : envoyer le dossier d'appel d'offres</B></FONT></div> <div> Demandez que toutes les pièces du dossier vous soient fournies et surtout exigez que l'on respecte le plan du formulaire de réponse. Dans votre lettre d'accompagnement, fixez une date limite de réponse réaliste; soyez fermes sur les délais. Vous allez voir : c'est inouï comme les fournisseurs sont peu disciplinés, cherchent à répondre à leur façon et répondent au dernier moment !</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_9"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 9 : élaborer une grille de dépouillement</B></FONT></div> <div> Il s'agit d'un tableau de synthèse dans lequel figurent en lignes toutes les rubriques du formulaire de réponse avec une colonne pour chaque fournisseur. Remplissez chaque case à partir des réponses des fournisseurs. Ce n'est pas difficile si vous avez pris la précaution d'exiger du fournisseur qu'il respecte le plan du formulaire de réponse. N'oubliez pas : c'est vous qui maîtrisez le processus, pas le fournisseur ! Une fois votre tableau rempli, vous avez une vue synoptique permettant d'appréhender d'un coup d'oeil les forces et les faiblesses de chaque fournisseur. A partir de ce tableau, sélectionnez deux fournisseurs dont vous avez la conviction qu'ils pourront être de bons partenaires.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_10"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 10 : organiser une présentation</B></FONT></div> <div> Demandez aux fournisseurs retenus de venir faire chez vous une présentation. Vos collaborateurs pourront ainsi assister à la démonstration. Ils seront impliqués dans le choix. Prévoyez du temps pour que les opérationnels essaient le logiciel, qu'ils apprécient "l'interface utilisateur". Leur jugement est un élément important dans le choix final.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_11"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 11 : vérifier les références</B></FONT></div> <div> Dans la réponse à l'appel d'offres, vos deux fournisseurs sélectionnés ont nécessairement fournis deux références récentes pertinentes et complètes (nom et téléphone d'un interlocuteur). Prenez contact avec ces interlocuteurs. C'est essentiel. Une conversation téléphonique de dix minutes vous permettra d'en apprendre beaucoup plus sur votre fournisseur que des heures de présentation du produit par un commercial.</div> <bR> <div> <B> <A NAME="règle_12"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A></B><FONT SIZE="1" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><B>Règle 12 : négocier le prix</B></FONT></div> <div> Que vous vouliez négocier le prix avant d'avoir choisi le fournisseur ou que vous attendiez de l'avoir choisi pour commencer à négocier, ne vous faites pas trop d'illusions. Ne comptez pas réduire sensiblement les prix d'acquisition des matériels; les marges des revendeurs sont très faibles. Mettez l'accent au contraire sur le service (installation, formation, mise à jour du logiciel, coût annuel de maintenance). Là, vous pouvez obtenir quelque chose. Ayez un approche "Win-win", comme disent les anglo-saxons, c'est-à-dire que votre fournisseur et vous même soyez satisfaits de la transaction. Dans tous les cas exigez évidemment un contrat écrit regroupant toutes les clauses négociées avec le fournisseur.</div> <bR> <div> Tout cela peut vous sembler bien long et compliqué. Mais attention. Une grande partie de la gestion de votre établissement et des outils marketing dont vous allez disposer pendant plusieurs années vont reposer sur ce choix. Cela vaut la peine de prendre du temps et de mener une telle étude d'une manière ordonnée et professionnelle. Si vous suivez une telle approche vous aurez minimisé les risques. Et chacun sait qu'ils sont importants dans le monde de l'informatique.</div> <bR> <div>  <A NAME="retour_au_choix_d_articles"><IMG BORDER="0" SRC="1x1.gif" HEIGHT="1" ALIGN="bottom" WIDTH="1" HSPACE="0" VSPACE="0" ></A><FONT SIZE="2" COLOR="#000000" FACE="Verdana" ><A HREF="id68.htm" TARGET="_top" TITLE="Articles sur le tourisme"><U><B>RETOUR AU CHOIX D'ARTICLES</B></U></A></FONT></div> <bR> <bR> </td> </tr></table></body>